การบริหารงานให้เป็นระบบแบบลีน (lean management system)
การบริหารงานระบบลีน ก็เหมือนกับระบบการผลิตแบบลีน ที่ประกอบด้วยองค์ประกอบที่สำคัญที่ต้องทำงานอย่างสอดประสานกัน โดย David Mann (2005, p.3) [1] ได้พูดถึงความสำคัญถึงระบบการบริหารแบบลีนว่าเป็นสิ่งจำเป็นที่มักจะขาดหายไปในระบบการผลิตแบบลีน ซึ่งแน่นอนว่ามันเป็นเรื่องง่ายที่จะจำทำความเข้าใจ หรืออธิบายโดยผู้ชำนาญการทั้งหลาย แต่ข้อเท็จจริงก็คือมันเป็นการยากมากในการที่จะนำไปปฏิบัติอย่างเป็นนิจ
การสร้างระบบบริหารงานแบบลีนคือการสร้างวัฒนธรรมองค์กรหรือเปล่า?
วัฒนธรรมองค์กรคืออะไร? นั่นคือประเด็นสำคัญ ในแวดวงการทำงานทั่วไปอาจจะมองว่าวัฒนธรรมคือนิสัย พฤติกรรมโดยรวมของคนทั่วทั้งองค์กรที่มีความเชื่อมโยงกับวิธีการที่พวกเขานำมาใช้เพื่อให้งานแล้วเสร็จไป แต่หากต้องตอบในแบบภาษาทางวิทยาศาสตร์ วัฒนธรรมองค์กรนั้น สิ่งที่ถูกสร้างขึ้นมาโดยสมมุติฐานของผู้คน นั่นเปรียบเหมือนฉลากทางความคิด หรือหลักการใดๆ ที่แสดงออกมาให้เห็นได้ โดยจะได้ถูกนำไปใช้กับการจัดการกับสิ่งที่พวกเขาเผชิญอยู่ ซึ่งเราส่วนใหญ่มักจะยึดติดกับภาพที่ว่า โอ้ยมันเป็นปัญหาที่เกิดจากวัฒนธรรมองค์กรเราจึงไม่สามารถทำได้อย่างนู้น อย่างนี้ อย่างนั้น วัฒนธรรมองค์กรมักจะเป็นเหมือนโลโก้ที่สวยหรูดูดีสำหรับองค์กรใหญ่ๆ ที่นำเสนอผ่านสื่อ ผ่านรายงานประจำปี ผ่านป้ายที่แปะไปจนทั่วทุกห้องไม่เว้นแม้แต่ในโรงอาหาร ห้องพยาบาล หรือห้องน้ำขององค์กร เป็นสิ่งที่องค์กรมักจะใช้เป็นเครื่องมือสำหรับเปลี่ยนแปลงการบริหารงานทั่วทั้งองค์กร แล้วมันไม่โอเคหรือไงละหากเราจะผลักดันให้คนทั่วทั้งองค์กรเปลี่ยนแปลงรูปแบบพฤติกรรมไปในทางที่ดีขึ้น? แน่นอนมันเป็นเรื่องที่ดีหากเราสามารถควบคุมให้เกิดการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้เพียงแค่การสื่อสารให้ทุกคนรับทราบแต่ในเมื่อวัฒนธรรมมันคือแนวความคิดของกลุ่มคนที่เกิดขึ้นมาจากประสบการณ์ หากเราไม่หาวิธีสร้างประสบการณ์เหล่านั้นให้กับพวกเขาแล้วผลลัพธ์ที่ได้มันจะเป็นรูปแบบวัฒนธรรมที่เราต้องการได้อย่างไรละครับ ดังนั้นสิ่งที่สำคัญไม่ใช่การปลูกฝังวัฒนธรรมหรือค่านิยมขององค์กรด้วยการประกาศ หรือสื่อสารเท่านั้น แต่เราต้องทำความเข้าใจว่ามันคือผลลัพธ์จากการที่เราสร้างระบบจัดบริหารจัดการที่สอดคล้องขึ้นมาต่างหาก เพราะฉะนั้นจงมุ่งมั่นกับการพัฒนาระบบการจัดการเพื่อให้เกิดเป้าหมายที่เราเห็นได้ด้วยระบบการจัดการแบบลีน
ระบบการบริหารจัดการแบบลีน
ระบบบริหารงานแบบลีนประกอบด้วย David Mann (2005, p.19) ส่วนที่สำคัญคือ Leader Standard Work ซึ่งจำเป็นจะต้องมาก่อน หากเปรียบกับชิ้นส่วนของรถยนต์ เจ้าสิ่งนี้จะเปรียบเสมือนเป็นส่วนของเครื่องยนต์ โดยส่วนนี้จะเป็นแนวขับเคลื่อนที่สำคัญที่จะผลักดันให้ระบบการบริหารของลีนเคลื่อนต่อไปได้อย่างมีประสิทธิผล งานมาตรฐานสำหรับหัวหน้าหลายคนอาจจะมองว่าเป็นเรื่องที่แปลกแต่ในเมื่อเราได้เรียนรู้มาว่าพื้นฐานสำหรับการผลิตแบบลีนที่สำคัญอย่างหนึ่งก็คืองานมาตรฐาน ซึ่งเป็นรูปแบบวิธีการที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานใดๆ เป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงงานใดๆ แล้วมันควรจะถูกใช้เฉพาะคนหน้างานเท่านั้นหรือ? ในเมื่อเราคาดหวังกับพนักงานที่ทำงานหน้างานจะต้องสร้างผลงานให้ได้สม่ำเสมอด้วยการปฏิบัติตามงานมาตรฐานที่ได้สร้างขึ้นโดยพวกเขาเอง แล้วทำไมหัวหน้างานจะไม่สามารถสร้างงานมาตรฐานสำหรับตัวเองเพื่อที่จะรักษาผลลัพธ์ของการบริหารงานให้อยู่ในระดับที่ดีและสม่ำเสมอได้เล่า? แล้วภาระงานมาตรฐานของหัวหน้างานควรจะเกี่ยวข้องกับเรื่องใดละ? ในเมื่อหน้าที่ที่สำคัญของหัวหน้าในระบบการบริหารจัดการแบบลีนจำเป็นที่จะต้องเพ่งพิจารณาถึงความสามารถของกระบวนการว่าสามารถที่จะดำเนินการตามแผนการที่ถูกออกแบบไว้หรือไม่ (ในขณะที่อีกอย่างที่สำคัญไม่แพ้กันก็คือการปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น) ซึ่งงานจะดำเนินการตามแบบที่วางไว้หรือไม่นั้นก็ย่อมต้องทำให้มั่นใจว่างานที่กำลังถูกทำอยู่นั้นได้ปฏิบัติตามมาตรฐานขั้นตอนที่ได้กำหนดขึ้นหรือเปล่า ดังนั้นงานมาตรฐานที่สำคัญสำหรับหัวหน้าอย่างหนึ่งก็คือการเฝ้าดูว่าพนักงานของเราได้ปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดขึ้นไว้หรือไม่ การเฝ้าดูว่าผลลัพธ์ที่ได้เป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ การตรวจสอบการเริ่มต้น การสิ้นสุดของการทำงานว่าเป็นไปในรูปแบบ หรือเวลาที่เหมาะสมหรือไม่ การตรวจสอบตามจุดตรวจสอบที่สำคัญต่างๆ เช่น OEE, Output, Manpower status ว่าเป็นไปตามที่ออกแบบไว้หรือไม่ล้วนแล้วแต่สำคัญยิ่ง ส่วนที่สองคือชุดส่งกำลัง หรือ Transmission ก็คือ Visual Control ซึ่งทำหน้าที่แปลงผลลัพธ์จากการดำเนินการในกระบวนการให้ทุกคนทราบถึงสถานะปัจจุบันเทียบกับสิ่งที่คาดหวัง ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องสามารถเห็นได้อย่างชัดเจน เข้าถึงได้สำหรับคนจำนวนมาก และอยู่ในรูปแบบที่สามารถติดตามได้อย่างรวดเร็ว (อ่านง่าย) โดย Visual Control จะช่วยทำให้งานมาตรฐานสำหรับผู้นำเกิดประโยชน์ยิ่งขึ้น เพราะช่วยย่นเวลาในการตรวจหาปัญหา และเปลี่ยนเป็นแผนลงมือปฏิบัตสำหรับจุดที่เกิดปัญหาได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น
ภาพที่ 1 แสดงองค์ประกอบที่สำคัญของการบริหารงานระบบลีน
ในขณะที่ชุดควบคุมพวงมาลัย และคันเร่งก็คือกระบวนการติดตามงานที่ได้รับมอบหมายประจำวัน หรือ Daily Accountability process ซึ่งจะช่วยให้ผู้นำได้ขับเคลื่อน กำหนดทิศทางแผนงานปรับปรุงในพื้นที่ตัวเองอย่างเหมาะสม จัดลำดับที่เหมาะสมของกิจกรรม ทรัพยากร เวลา โดยสะท้อนออกมาจากปัญหาที่เห็นจาก Visual Control นั่นเอง ซึงโดยทั่วไปมักจะอยู่ในรูปแบบของการประชุมประจำวันโดยใช้ระยะเวลาสั้นๆ เพื่อทบทวนปัญหาที่เกิดขึ้นและกำหนดแผนงานดำเนินการและติดตามในทุกๆ วัน และองค์ประกอบสุดท้ายที่สำคัญที่สุดที่จะช่วยให้การขับเคลื่อนไม่หยุดนิ่งก็คือ ระเบียบวินัยในการจัดการ Discipline ซึ่งทุกอย่างข้างต้นไม่สามารถจะเกิดขึ้นได้อย่างแน่นอนหากขาดระเบียบวินัยความต่อเนื่องในการดำเนินการ
องค์ประกอบโดยสรุปสำหรับการบริหารงานระบบลีน
1. Leader Standard Work
2. Visual Control
3. Daily Accountability process
4. Leadership discipline.
[1] Mann, David. Creating a Lean Culture: Tools to sustain lean conversion, New York: Productivity Press, 2005.
This is really attention-grabbing, You are a very professional blogger.
ตอบลบI've joined your feed and stay up for seeking more of your excellent post. Additionally, I've shared your website in my social networks!
Stop by my web-site;