PDCA Improvement Cycles
เครื่องมือตัวนี้จัดเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับองค์กรใดๆ ที่ริเริ่มจะทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เพราะว่ามันไม่ซับซ้อนมากนัก และก็เป็นขั้นตอนที่ยึดถือกันมายาวนานหลายสิบปีมาแล้ว Plan- Do - Check - Act ไซเคิล
น่าขำอยู่นิดตรงที่คุณ Deming เดิมทีได้พยายามเรียกเจ้าเครื่องมือนี้ตามชื่อปรมาจารย์ของเขาว่า "Shewart cycle" (ชูวฮาร์ท ไซเคิล) เจ้าพ่อวงการสถิตเชิงคุณภาพของสากลโลก แต่ไม่นานนักเจ้าเครื่องมือตัวนี้กลับได้ชื่อตามชื่อของเขาเองว่า "Deming Cycle" (เด็มมิ่ง ไซเคิล) เจ้าเครื่องมือตัวนี้ถูกกล่าวขานเป็นอย่างมากว่าเป็นเครื่องมือพื้นฐานแรงเริ่มที่ Toyota ได้เอาไปใช้ในการปรับปรุงและถือเป็นรากฐานของ Toyota Production System ซึ่งต่อมาองค์กรห้างร้านในโลกตะวันตกก็ได้นำเอามาใช้เช่นกัน (แต่จะเอาแต่ Do ไปใช้อย่างเดียวซะส่วนใหญ่
PDCA นั้นได้ถูกนำไปใช้ในการทำงานหลายรูปแบบ และก็ความถี่การใช้แตกต่างกันไป หากมันถูกนำไปใช้ในการวางแผนเชิงยุทธศาสตร์อาจจะใช้แค่ปีละครั้ง หรือ สองครั้งเท่านั้นแต่หากเอาไปใช้กับการทำไคเซ็น มันก็อาจจะถี่เท่ากับระยะเวลาในการจัดการของแต่ละไคเซ็น นอกเหนือจากบทบาทของมันที่จะได้ผลลัพธ์ด้านการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องแล้วมันยังมีบทบาทที่สำคัญยิ่งอีกอย่างคือ การสร้างบรรยากาศของความต่อเนื่องของกิจกรรมใดๆ ที่เอามันไปใช้ (เช่นลีน) ซึ่งความต่อเนื่องถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่งในการนำหลักการบริหารใดๆ ไปใช้ในองค์กร (เป็นรองก็แค่ความแน่วแน่และมุ่งมั่นของผู้บริหาร)
Plan การวางแผนในที่นี้มิใช่วางแผนว่าจะทำอะไร แต่ต้องเกี่ยวข้องกับการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ เป็นการระบุขอบเขตของกิจกรรม การปรึกษาพูดคุย การแสดงความคิดเห็นชอบในเรื่องใดๆ ร่วมกัน และการประยุกต์ใช้ มันจะเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจถึงความต้องการของลูกค้า (ภายนอก หรือภายใน) ต้องกำหนดอย่างชัดเจนว่าเป้าหมายคืออะไร ทำอย่างไรจึงจะไปถึงที่นั่น พยายามที่จะระบุเงื่อนไขที่เป็นอุปสรรคเสียแต่เนิ่นๆ เช่น เงินทอง นโยบาย พยายามบ่งชี้ถึงสาเหตุของปัญหา และก็วางแผนหาทางจัดการในแต่ละสาเหตุของปัญหาตามลัดดับความง่ายยาก ความเป็นได้ถึงการประสบผลสำเร็จจากมากไปน้อย การฝึกอบรมพื้นฐานถึงเครื่องไม้เครื่องมือบางตัวก็ควรจะทำในช่วงนี้
Do เป็นการลงมือปฏิบัติหากวางแผนมาดีในขั้นนี้ก็คงจะผ่านไปได้สวย
Check ตรงนี้ก็เหมือนกับการที่เราได้เรียนรู้ และทดสอบความเข้าใจด้วยการสอบวัดผล เป็นการตรวจสอบว่าการแก้ไขข้างต้นนั้นส่งผลดีอย่างที่เราคิดหรือไม่ ถ้าไม่ ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น และเราได้เรียนรู้ถึงจุดบกพร่องใดๆบ้าง (ในการทหารจะใช้คำศัพท์ว่า AAR : After Action Review) โดยใช้การวิเคราะห์เปรียบเทียบถึงสิ่งที่ดีขึ้นนี้กับสภาพปัจจุบัน Better vs Current analysis และจะต้องมั่นใจว่าผลลัพธ์จะอยู่อย่างนี้เรื่อยไป มิใช่พอเลิกสนใจก็ตกลงมาย่ำแย่เหมือนเดิม (ทาง Six Sigma จะใช้วิธีวัดค่านัยสำคัญทางสถิติเอา)
Act (หรือ Standardise) เป็นขั้นตอนที่สำคัญยิ่งยวด เพราะจะต้องหาวิธีที่จะรักษาผลลัพธ์เอาไว้ สิ่งสำคัญที่ต้องพยายามทำก็คือการจัดทำมาตรฐาน อาจจะทำขึ้นมาใหม่หรือแก้ไขของเดิม หากปราศจากขั้นตอนนี้แล้วละก็ ขั้นตอนที่ผ่านมาก็คงจะถือว่าเป็นความสูญเปล่าก็ย่อมได้ ถึงจะรู้อย่างนี้ก็เถอะคนส่วนใหญ่ก็จะลืมทำมัน ต้องเข้าใจว่าการปรับปรุงใดๆนั้น ก็คือการก้าวออกจากมาตรฐานเดิม ๆ สู่มาตรฐานใหม่ที่ดีขึ้น (และการเบี่ยงเบนจากมาตรฐานก็คือการสร้างความเสี่ยงที่จะก่อให้เกิดความผิดพลาดได้) นอกเหนือจากการกำกับดูแลมาตรฐานใหม่แล้ว การสื่อสารถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องก็มีความสำคัญเช่นกัน ต้องให้แนวคิด และก็ทำให้เขาเหล่านั้นตระหนักถึง สาเหตุแห่งการเปลี่ยนแปลง และความสำคัญของการที่เขาเหล่านั้นจะได้ช่วยเหลือองค์กรหรือตัวเองจากการนำมาตรฐานที่ได้มาใหม่นี้ไปใช้ และท้ายที่สุดที่ขาดไม่ได้อีกเช่นกันคือการฉลองให้กับความสำเร็จ การแสดงความยินดีกับทุกคนที่มีส่วนร่วม
สุดท้ายหวังว่าทุกท่านหลังจากได้อ่านบทความนี้ แล้วคงไม่ปล่อยให้ PDCA กลายเป็น Please Don't Change Anything นะครับ
